Grundsätzlich gilt, dass man allen Kunden einen angemessenen Zeitraum zur Zahlung einräumen sollte. Der Gesetzgeber sieht hierfür vier Wochen ab Rechnungsdatum vor – danach besteht automatisch ein Zahlungsverzug. Allerdings kann man die Frist auch verkürzen, etwa indem man eine Formulierung wie „zahlbar ohne Abzug binnen 14 Tagen“ auf der Rechnung vermerkt. Dann tritt der Verzug schon früher ein.
Mahnung als erstes Mittel
Es kann durchaus mal passieren, dass eine Rechnung untergeht oder schlicht vergessen wird. Eine freundliche schriftliche Zahlungserinnerung löst das Problem oft ohne weiteren Aufwand. Wird trotz Erinnerung nicht gezahlt, ist man zur Mahnung berechtigt. Allerdings hat diese rechtlich keine Auswirkungen. Sie dient lediglich dazu, den Schuldner mit Nachdruck erneut zur Begleichung der Rechnung aufzufordern. Die hierfür anfallenden Kosten kann man in Form von Mahngebühren berechnen, zu hoch dürfen diese aber nicht sein. In der Regel sollten sie die tatsächlichen Kosten der Mahnung (Porto, Papier und eventuell Arbeitszeit) nicht überschreiten, anderenfalls sind die Gebühren anfechtbar.
Theoretisch kann man sich Zeit lassen, denn offene Forderungen verjähren erst nach drei Jahren. Und leistet der Schuldner eine Teilzahlung oder nimmt in anderer, zum Beispiel schriftlicher Form, die Forderung an, so verlängert sich die Verjährungsfrist entsprechend erneut um drei Jahre. Trotzdem sollte man rasch aktiv werden, schließlich kann es sein, dass der Betroffene deshalb nicht zahlt, weil er schlicht kein Geld mehr hat. Und im Falle einer Insolvenz kommt es vor, dass man allenfalls noch mit einem Bruchteil der ursprünglichen Forderung rechnen kann. Es lohnt also, zuerst das direkte Gespräch zu suchen und als Option eine Ratenzahlung anzubieten. Funktioniert auch das nicht, bleiben mehrere Möglichkeiten.
Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren
Zum einen kann man ein Inkassobüro mit der Eintreibung der Außenstände beauftragen. Zwar erhöht das die Erfolgsaussichten, da die Spezialisten geübter sind als man selbst, aber erstens fallen Kosten an (ein bestimmter Prozentsatz der Forderung), zweitens kann es auch hier passieren, dass die Zahlung ausbleibt. Inkasso ist für den Gläubiger also stressfreier, aber nicht ohne Restrisiko.
Der sicherere Weg ist der Gang zum Gericht, wo man ein Mahnverfahren in Gang setzt. Dies kann vom Schuldner zwar angefochten werden, doch wenn die Forderung nachweislich berechtigt ist, wird das kaum geschehen, da die Anfechtung dann keinen Erfolg verspricht. Am Ende des Mahnverfahrens steht ein Pfändungstitel. Für den Schuldner ist das sehr unangenehm, für den Gläubiger hingegen eine halbwegs sichere Sache. Halbwegs deshalb, weil der Schuldner unter bestimmten Umständen in Insolvenz gehen kann. Zuvor steht meist ein Vergleichsangebot. Geht man darauf ein, bekommt man zwar Geld, aber zumeist nur einen Bruchteil von etwa einem Viertel der eigentlichen Rechnung. Im Insolvenzverfahren kann es schlimmstenfalls passieren, dass man gar kein Geld mehr sieht. Doch soweit muss es nicht kommen, wenn man rechtzeitig aktiv wird.
