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Essenszuschuss für Arbeitnehmer
Nicht nur bei der Mittagsmahlzeit in der Kantine ist der Essenszuschuss vom Arbeitgeber eine gern gesehene Leistung. Immer mehr Menschen sind im Homeoffice oder arbeiten unterwegs und besorgen sich ihre Nahrungsmittel dort. Auch außerhalb des Geschäftsgebäudes ist es theoretisch möglich, Mitarbeiter finanziell zu unterstützen und ihnen den Essenszuschuss zukommen zu lassen. Wie er vergeben wird und wie er steuerfrei bleibt, wird nachfolgend erläutert.
Essenszuschuss für Arbeitnehmer im Homeoffice und in der Kantine – so bleibt er steuerfrei. Ein leckeres Mittagessen hilft Arbeitnehmern, das Mittagstief zu überwinden.
© dolantin / Pixabay CCO Public Domain

Von A wie App bis Z wie Zuschusskarte – verschiedene Möglichkeiten

Essensmarken kennen die meisten Menschen noch aus früheren Jahren, doch zu heute ist das kein Vergleich mehr. Die digitale Essensmarke givve Lunch ist eine Möglichkeit, wie Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern per App den Essenszuschuss zur Verfügung stellen. Zu unterscheiden ist grundsätzlich in drei Varianten:

  • Digitale Essensmarke per App: Nutzt der Arbeitnehmer eine App, kann er zunächst überall dort essen, wo er gerade Lust hat. Ob beim Bäcker, im Restaurant, bei der Metzgerei oder am Schnellimbiss. Entscheidend ist, dass die Quittung aufbewahrt wird. Diese wird anschließend per App gescannt oder fotografiert, hochgeladen und die Erstattung wird eingeleitet. Vorteil dabei ist, dass der Arbeitnehmer frei entscheiden kann, was und wo er essen möchte.
  • Analoge Essensmarken- und Gutscheine: Weniger komfortabel, aber dafür bewährt sind die klassischen Essensgutscheine, die Arbeitgeber an ihre Arbeitnehmer austeilen. Diese können in allen teilnehmenden Restaurants und Einrichtungen eingelöst werden. Der Vorteil dabei ist, dass keine Einreichung mehr beim Arbeitgeber erfolgen muss, der Nachteil ist die fehlende Flexibilität, da die Lokalitäten meist vorbestimmt sind.
  • Essenszuschuss in der Kantine: In großen Betrieben mit Kantine ist es möglich, dass der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern vergünstigte Mahlzeiten anbietet. Maßgeblich ist dabei, wie teuer das Gericht für klassische Gäste ist. Dieser wird dann um die Höhe des gewährten Essenszuschusses gemindert.

Muss der Arbeitgeber einen Essenszuschuss zahlen?

Grundsätzlich steht es dem Arbeitgeber frei, ob er einen Essenszuschuss zahlen möchte. Bei wachsender Inflation wird es für Arbeitnehmer immer wichtiger zu sparen, egal ob im Energiesektor, beim Sprit oder eben beim Essen. Dennoch existiert in den meisten Fällen kein Anspruch auf einen Essenszuschuss durch den Arbeitgeber. Die einzige Ausnahme ist, wenn es eine schriftliche Vereinbarung bezüglich des Verpflegungszuschusses im Tarif- oder Arbeitsvertrag gibt.

In welcher Höhe der Essenszuschuss gewährt wird, hängt von den aktuellen Verbraucherpreisen ab und ändert sich jährlicher. Arbeitgeber müssen gegenüber dem Finanzamt nachweisen, dass sie Essenszuschüsse nur an Tagen gewährt haben, an denen der Arbeitgeber auch tatsächlich gearbeitet hat. Werden allerdings 15 oder weniger Zuschüsse pro Monat gewährt, muss kein solcher Nachweis erfolgen.

Steuern oder nicht? Wie kann der Essenszuschuss steuerfrei bleiben?

Die Steuerlast in Deutschland ist eine der Höchsten und trifft vor allem Singles und Doppelverdiener. Verständlich ist der Wunsch nach einem steuerfreien Essenszuschuss, der tatsächlich gewährt werden kann. Die Hauptrolle spielt dabei, wie viel Geld der Arbeitnehmer tatsächlich für seine Mahlzeit ausgegeben hat und ob ihm ein geldwerter Vorteil entsteht.

Wenn der Arbeitnehmer selbst den Sachbezugswert seiner Mahlzeit zahlt, kann er dadurch keinen geldwerten Vorteil generieren. Infolgedessen bleibt der Essenszuschuss steuerfrei. Wird für die Mahlzeit jedoch weniger als der anerkannte Sachbezugswert bezahlt, ermittelt das Finanzamt den geldwerten Vorteil. Die dadurch entstehende Differenz muss versteuert werden.

Rechnerisches Beispiel mit fiktiven Zahlen:

Der Arbeitgeber gewährt seinem Arbeitnehmer einen Essenszuschuss von 5,00 Euro. Wenn der Arbeitnehmer nun 5,50 Euro für sein Essen ausgibt, bleibt der Zuschuss steuerfrei, denn er hat keinen geldwerten Vorteil. Zahlt der Arbeitnehmer hingegen nur 2,50 Euro für sein Essen, entsteht ihm ein Plus von 2,50 Euro. Für dieses Plus muss er Steuern bezahlen.

Wichtigste Fakten, um den Essenszuschuss steuerfrei zu halten

Die Steuervorteile des Essenszuschusses sind für Arbeitnehmer praktisch, doch auch der Arbeitgeber soll nicht zusätzlich mit Steuern belastet werden. Entscheidend ist, dass die Durchführung der Gewährung einiger Regeln unterliegt, um die maximale Steuerfreiheit und die bestmögliche Lösung zu garantieren. Mit folgenden Tipps wird der Essenszuschuss steuerfrei gehalten:

  • Nur an Arbeitstagen: Wichtig ist, dass der Zuschuss für eine Arbeitnehmermahlzeit nur dann gezahlt wird, wenn dieser auch tatsächlich gearbeitet hat. Kranken- und Urlaubstage dürfen nicht gewährt werden.
  • Die richtigen Mahlzeiten: Zuschüsse dürfen nur für bestimmte Mahlzeiten gewährt werden, die innerhalb der offiziellen Arbeitspause verzehrt werden können. Der Einkauf auf Vorrat oder auch der Kauf von nicht essbaren Artikeln im Supermarkt ist nicht zuschussberechtigt.
  • Keine Genussmittel: Tabakwaren, Alkohol und andere Genussmittel, die in Supermärkten, aber auch bei Kiosken gekauft werden können, dürfen nicht bezuschusst werden.

Für den Arbeitgeber wird es schwierig, wenn der Arbeitnehmer mehrere Gutscheine gleichzeitig aufbraucht oder wenn Artikel erworben werden, die rechtlich nicht zugelassen sind. Über eine digitale Lösung ist es einfacher zu überprüfen und nachzuweisen, für welche Zwecke der Essenszuschuss zum Einsatz kam. Dank automatischer Belegprüfung von passenden Apps werden nicht erlaubte Produkte automatisch gefiltert. Außerdem wird kein Zuschuss gewährt, wenn die eingereichten Belege nicht schlüssig sind oder wenn mehrere Belege an einem Tag eingereicht wurden. Die Kantinenlösung, aber auch die digitale Lösung sind für Arbeitgeber eindeutig am sichersten.

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